Wie ein ERP-Marktführer mit smarter Lokalisierung 35% Kosten einspart

Die Einführung einer neuen IT-Service-Management-Plattform (ITSM) stellte unseren Kunden, einen Marktführer im Bereich Enterprise Software und Industrial AI, vor gewaltige Herausforderungen. Für die Expansion in neue Auslandsmärkte mussten binnen kurzer Zeit Hunderttausende von Wörtern in verschiedene Zielsprachen übersetzt werden – und das in einem äußert engen Budget- und Zeitrahmen.

Bereits bei der Übersetzung der Softwaredokumentation hatte das Unternehmen erfolgreich mit Milengo zusammengearbeitet. Daher lag es nahe, auch die Lokalisierung der neuen Software in die Hände der Berliner Sprachexperten zu legen. 

Milengo kombinierte fundiertes Sprachwissen mit intelligenter Automatisierung und schuf einen Lokalisierungsworkflow, der einheitliche Sprachregelungen über UI, Dokumentation und Knowledge Bases hinweg gewährleistete. Das Resultat: bis zu 35 % geringere Kosten, ein pünktlicher Rollout und maximal verlässliche Übersetzungen.

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Auf einen Blick 

Über das Unternehmen

Unser Kunde ist ein weltweit führender Anbieter für Cloud Enterprise Software, die es Firmen ermöglicht, geschäftskritische Prozesse zuverlässig und effizient zu steuern. Niederlassungen in mehr als 90 Ländern unterstützen Tausende von Unternehmenskunden in unterschiedlichsten Branchen. Von der Fertigung bis zum Dienstleistungssektor – global agierende Player setzen auf die Premium-Software unseres Kunden, um ihre Effizienz zu steigern.

Hinweis: Aufgrund interner Unternehmensrichtlinien zur Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern wird der Name des Kunden in dieser Kundenstudie nicht genannt.

Die Herausforderung 

Das Unternehmen führte eine neue ITSM-Plattform ein, mit der Kunden ihre IT-Prozesse noch effizienter steuern können. Der Vertrieb auf internationalen Märkten erforderte einen Lokalisierungsansatz, der Geschwindigkeit, Qualität und Kosten miteinander vereinte.

Dabei ging es um mehr als ein simples Software-Update: Innerhalb kürzester Zeit mussten große Teile der Benutzeroberfläche (UI) sowie umfangreiche Dokumentation in mehrere Sprachen übersetzt werden. Zwei Release-Zyklen pro Jahr führten zu einem noch größeren Übersetzungsvolumen, wobei sich Verzögerungen im Lokalisierungsprozess unmittelbar auf die Markteinführung der Plattform auswirken.

Hinzu kam die technische Komplexität: Bestimmte Software-Strings durften nicht verändert werden, manche Dateiformate erforderten maßgeschneiderte Workflows, und der Lokalisierungsprozess musste sich reibungslos in die bestehende Systemumgebung integrieren (im Einsatz war die Übersetzungssoftware Déjà Vu und SDL Passolo).

Gesucht wurde daher ein Partner, der präzise und benutzerfreundliche UI-Übersetzungen liefern und gleichzeitig die Dokumentationsübersetzung effizient sowie kostengünstig gestalten konnte. 

Die Lösung 

Milengo entwickelte einen maßgeschneiderten Workflow, der eine präzise Lokalisierung der Benutzeroberfläche und effiziente Prozesse für die Dokumentation sicherstellte. 

Intelligente Kombination der Lokalisierungsansätze 

Die Lokalisierungsmethoden wurden auf den jeweiligen Content-Typ und die Qualitätsanforderungen abgestimmt. So übernahmen erfahrene Fachübersetzer die Übersetzung der Benutzeroberfläche, um ein Höchstmaß an Genauigkeit, Benutzerfreundlichkeit und Konsistenz sicherzustellen – entscheidende Faktoren für ein überzeugendes Nutzererlebnis.

Für Online-Hilfen und Wikis kam hingegen Machine Translation Post-Editing (MTPE) zum Einsatz: Die Inhalte wurden maschinell vorübersetzt und anschließend von Posteditoren überarbeitet. Dieser Ansatz ermöglichte ein optimales Gleichgewicht zwischen Kosten und Qualität. 

Konsistenz mit Augenmaß 

Terminologiedatenbanken und Translation Memories wurden für Deutsch, Polnisch und Schwedisch weiterentwickelt, neu hinzu kamen Niederländisch und Italienisch. Durch „Context Matching“ wurden Wiederholungen erkannt und gesperrt, um unnötige Neuübersetzungen zu vermeiden. Dies reduzierte den Aufwand für das Übersetzungsteam, senkte die Kosten und sorgte für gleichbleibend hohe Qualität. Feststehende Begriffe wie Produktnamen und Unternehmensterminologie wurden ebenfalls in allen Sprachen gesperrt, um die Markenintegrität zu schützen. 

Was ist eine Term Base, ein Translation Memory und Context Matching?

Termbases (auch Terminologiedatenbanken genannt) sind strukturierte Glossare, in denen validierte Terminologie für Produkte und Themengebiete hinterlegt ist, wodurch eine einheitliche Verwendung von Fachbegriffen in allen Sprachen sichergestellt wird. 

Translation Memories (TMs) speichern bereits übersetzte Texte. Sie können sowohl exakte Übereinstimmungen mit dem Ausgangstext als auch teilweise übereinstimmende Übersetzungen (Fuzzy Matches) enthalten, die Übersetzende als Referenz heranziehen können. 

Context Matching (Kontextabgleich) identifiziert Segmente, die sich in genau demselben Kontext wiederholen, und sperrt sie, sodass sie nicht erneut übersetzt werden müssen. Das reduziert Kosten und Aufwand. 

Darüber hinaus erstellte Milengo Termbases für UI-Elemente (z. B. Bezeichnungen wie Mein Profil oder Abmelden). Auf diese Weise wurde sichergestellt, dass genau die Terminologie in der Dokumentation verwendet wurde, die auf dem Bildschirm erscheint, was für eine leichtere Bedienbarkeit sorgte. 

Automatisierte Dateiverarbeitung 

Das Engineering-Team von Milengo entwickelte maßgeschneiderte Automatisierungsskripte für repetitive Aufgaben. Content, der nicht übersetzt werden sollte, musste daher nicht mehr manuell gesperrt werden. Gleichzeitig wurde die Dateiverarbeitung deutlich optimiert und auf die Systeme des Kunden abgestimmt. Dank langjähriger Expertise im Umgang mit CAT-Tools ist Milengo in der Lage, sämtliche Tools flexibel einzusetzen und zu integrieren, unabhängig davon, welche Übersetzungsplattformen der Kunde bereits nutzt. Das Ergebnis sind effiziente Workflows, die nahtlos ineinandergreifen. 

Kontextabhängige Validierung 

Um sämtliche Übersetzungen problemlos in das Wiki zu integrieren, entwickelte Milengo einen Prozess, der es dem Kunden ermöglichte, die lokalisierten Strings zu validieren, bevor sie live gingen. Gleichzeitig erhielten die Übersetzenden Einblick in den tatsächlichen Anwendungskontext und konnten nachvollziehen, wie ihre Übersetzungen in der Benutzeroberfläche dargestellt werden.

Darüber hinaus stand das erfahrene Expertenteam von Milengo dem Kunden jederzeit beratend zur Seite – sei es bei Fragen zur Prozessgestaltung, Kostenoptimierung oder Integrationsstrategie. Dieser intensive Austausch trug maßgeblich dazu bei, die Sprachenauswahl zu erweitern und Kosten, Qualität und Timelines jederzeit im Blick zu behalten. 

Ergebnisse 

• 5 neue Märkte erschlossen
• 1.800+ Seiten übersetzt
• 35 % Kosten eingespart

Die Partnerschaft zwischen Milengo und dem Kunden lieferte messbare Ergebnisse in einer Vielzahl an Bereichen. So konnte die weltweite Marktpräsenz gestärkt, Kosten gesenkt und eine einheitliche User Experience bereitgestellt werden. Zu den Meilensteinen der Zusammenarbeit gehören: 

Marktexpansion  

Milengo unterstützte das Unternehmen bei der Einrichtung und Pflege seiner ITSM-Plattform auf Schwedisch, Deutsch, Polnisch, Niederländisch und Italienisch. Im Rahmen der langfristigen Zusammenarbeit übernimmt Milengo auch künftig fortlaufende Updates, sodass alle lokalisierten Versionen jederzeit mit den neuesten Releases synchron bleiben. 

Kosteneinsparungen 

Der von Milengo entwickelte Lokalisierungsansatz kombinierte ein spezialisiertes menschliches Übersetzerteam für die Software-UI und MTPE für die Dokumentation. So konnte das Unternehmen Kosteneinsparungen von rund 35 % im Vergleich zur reinen Humanübersetzung erreichen. Zusätzliche Effizienzgewinne wurden durch den Einsatz von Translation Memories, Terminologiedatenbanken und Context Matching erzielt. Der Kunde zahlt dabei nur für komplett neue Inhalte. 100 %-Matches und Wiederholungen wurden automatisch erkannt, was nicht nur die Kosten weiter reduzierte, sondern auch die Konsistenz nachhaltig verbesserte. 

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Präzision und Konsistenz 

Milengo erstellte Terminologiedatenbanken und TMs für die Sprachen Deutsch, Polnisch und Schwedisch. Die Haupt-Termbanken enthielten 167 genehmigte Begriffe, während die Termbanken für die UI-Optionen rund 10.000 Wörter umfassten. 

Schnellere, nahtlosere Dateiverarbeitung 

Dank des technischen Supports von Milengo konnte der manuelle Vorlaufprozess für Übersetzungen deutlich verkürzt und zugleich das Fehlerrisiko minimiert werden. Durch den Einsatz von SDL Passolo sowie der Validierung durch den Kunden ließen sich die lokalisierten Strings nahtlos in die Plattform integrieren.

Kurz gesagt: Es wurde ein Workflow geschaffen, der Risiken reduziert, eine reibungslose Integration ermöglicht und damit Releases schneller und effizienter realisiert.

Ausblick: Expansion mit einem zuverlässigen Partner 

Mit Milengo als langfristigem Lokalisierungspartner setzt das Unternehmen seinen globalen Expansionskurs konsequent fort. Künftig ist geplant, die Software in weitere Sprachen zu lokalisieren und die dazugehörige Dokumentation zeitgleich bereitzustellen. 

Dabei steht weiterhin ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kosten und Qualität im Fokus – eine entscheidende Voraussetzung für nachhaltiges und skalierbares internationales Wachstum. Parallel dazu wird Milengo den Einsatz KI-gestützter Lösungen wie TextGuard vorantreiben, um Prozesse zu optimieren und Effizienzpotenzial auszuschöpfen.

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